בעלי עסקים רבים גילו בתקופת הקורונה שצימצומים הכרחיים בביזנס כוללים הפסקת שכירות, אי העסקת פקידה וחיפוש אחר שירותי הנהלת חשבונות * מורן ועדי, ישראליות-אנג'לסיות עם שנות ניסיון רבות בניהול מגוון עסקים, מציעות שירותי משרד יעילים, אמינים ובעיקר – חסכוניים * שווה בדיקה
הרעיון מאחורי העסק של מורן ועדי הוא די גאוני – וחסכוני: שתי הנשים הישראליות הנמרצות מנהלות בלוס אנג'לס את משרדיהם של אנשי עסקים וחוסכות עבורם הרבה מאוד זמן, כסף וכאב ראש.
בעלי עסקים קטנים, ביניהם כאלו העובדים בקונסטרקשן, שרברבים, בעלי בתי קפה, מנהלי עגלות ועוד, משתמשים בשירותי Management Services By Mor על מנת לבצע עבורם את כל הפעולות הדרושות לתפקוד העסק מבלי שהם יצטרכו להחזיק משרד, מזכירה ומנהלת חשבונות. הן אלו ששולחות את הצ'קים לספקים, עוברות על האימיילים, עובדות על הקוויק-בוקס ומניחות לבעלי העסקים להתרכז אך ורק בקידום העסק ובעבודה עצמה. נפגשתי עם שתי השותפות במשרדן בטרזנה, משם הן מנצחות בקלילות על כל האופרציה הזאת.
מורן הקימה את העסק בשנה שעברה לאחר שנות ניסיון רבות בניהול בתי דירות, חברות קונסטרקשן ובתי קפה. לפני כשנתיים היא חזרה ללוס אנג'לס ממיאמי והחליטה לפתוח את השירות שלה לאחר שהבחינה בצורך הגדול של בעלי עסקים קטנים בעזרה."אנחנו עוזרות לכאלו שאין להם משרד ומזכירה ואין להם גם צורך להחזיק בכאלו. כיוון שמדובר בעסקים קטנים ואין להם צורך במזכירה במשרה מלאה", מספרת מורן, "אנו מנהלות עבורם את העסק בצורה וירטואלית; יושבות במשרד שלנו ומנהלות להם הכל בשלט רחוק. זה חוסך עבורם תשלום לפקידה במשרה מלאה, הוצאות השכרת משרד וכל הדברים הנלווים לכך".
מורן ועדי מרגישות אחריות ומחוייבות להצלחת העסק. מבחינתן, הן אומרות, הצלחת העסק הולכת בד בבד עם הצלחת המשרד הפרטי שלהן. ככל שבעל העסק יצליח יותר, כך גם הן יצליחו להמשיך לעבוד אתו. מהבחינה הזאת, רמת האיכפתיות שלהן מהצלחת העסק היא גבוהה הרבה יותר מזו של פקידה המגיעה למשרד, עובדת 9 עד 5 והולכת הביתה. "לפקידות יש פחות מעורבות רגשית עם העסק כי הוא לא שלהן. אם הן לא מרגישות קצת טוב, הן לא יגיעו למשרד ואז בעל העסק תקוע ללא פקידה. אצלנו אין דבר כזה, אנחנו תמיד זמינות עבור הלקוח".
איך כל זה התחיל?
מורן: "בהתחלה הייתי מגיעה למשרדים שונים ועוזרת לבעלים במשך שעתיים-שלוש אבל כשהפכתי להיות עסוקה יותר ויותר החלטתי לפתוח משרד משלי ולנהל עבור כולם את העסקים משם. יש בלוס אנגלס המון בעלי עסקים קטנים בכול מיני תחומים, וראינו את הצורך שלהם בעזרה המשרדית. בשביל עסק שמתחיל, לקחת משרד ופקידה הן הוצאות מאוד גבוהות שמכבידות על העסק, ולכן ההתנהלות והקו מחשבה הוא להתחיל את העסק ואחרי זה נתקדם, אבל בעל עסק שמבין עניין יודע שאם הוא באמת רוצה להקים עסק חדש ובריא, כדאי לעשות סדר מהיום הראשון".
למה חשוב הסדר?
"יש המון דברים שכבעל עסק חדש אתה לא רואה, אתה לא באמת מחשב את החומרים לדקויות, או את התמחור של המוצרים, בד"כ זורקים מחיר, ולא לוקחים בחשבון את ההוצאות מסביב, ואז בסוף חודש אתה שואל איפה הכסף".
איך אתן מראות את זה לבעל העסק?
"אנחנו עובדות עם טבלאות וקוויקבוקס, אם העסק הוא בתחום הבניה לדוגמא אנחנו מפרקות כול הכנסה והוצאה לפי תיק, מראות איפה ההפסד או הרווח, ואז בהתאם לכלל ההוצאות של החברה".
איך נוצר שיתוף הפעולה ביניכם?
עדי: "הכרתי את מורן שנה לאחר שכבר התחילה לעבוד והיא היתה זקוקה לעזרה. במקום להצטרף כעובדת, החלטתי להיכנס לעסק כשותפה כי מאוד האמנתי בקונספט הזה. היא בחורה מאוד מקצועית ותקתקנית ובעלת ניסיון רב ולי יש ניסיון בניהול לקוחות, כך ששיתוף הפעולה בינינו הינו מושלם".
מי הלקוחות שלכן?
"כול בעל עסק שהוא עסק מתחיל או קיים ומחליט שהוא בסדר גודל נמוך מהרגיל. למשל, אם זה בתחום הקונסטרקשיין, יש את בעלי העסקים שהם בד"כ מורכבים מהבעלים שמוכר לבד, או כאלה שיש להם עוד 2 גג 3 סלזמנים. יש לנו גם בעלי מקצועות כגון חשמלאים, גננים, שרברבים וכו. יש לנו גם לקוחות מתחום הקייטרינג, בתי קפה, חנויות בגדים, משקיעים שמשפצים דירות או בתים ומוכרים, בעלי דירות להשכרה, ועוד".
מה אתן מציעות בשירות שלכן?
"זה מאוד תלוי בתחום העסק והצורך שלו בנו. אנחנו מאוד מתאימות את השירות ללקוח. יש לנו מסלולים שונים ובתוכניות שונות שאפשר לבחור מהם, בגדול אנחנו עושות את כול הניהול של המשרד באשר הוא: טיפול בדואר, הפקדות, כתיבת אסטימייטים, ניהול אימיילים, ניהול תיקים, ניהול ספקים, ריפורט חודשי וריפורט שבועי, ניהול אינבויסים, תשלומי ספקים, קביעת אינספקשיינים, פרמיטים, ניהול הבנקים, קוויקבוקס חודשי מעודכן ועוד".
מה אתן לא עושות?
"אנחנו לא נותנות שירות של שיחות העוסקות במכירות, מענה טלפוני או דיספאץ', לא כרגע לפחות. ההתעסקות ביום יום שלנו עם ניהול הלקוחות בצורה מסודרת מצריכה מאיתנו המון. מענה טלפוני זה משהו שמעסיק אותנו במשך היום. זה לחזור ללקוחות שלא ענו, 'לרדוף' אחרי הלקוחות שלהם, זה מצריך מהעסק שלנו להיות לא בפוקוס".
זה לא עיקר הצורך של בעלי עסקים, המענה הטלפוני?
"לא של קהל הלקוחות שלנו. בעלי העסקים הקטנים מעדיפים לענות על השיחות כי הם ימכרו את העסק שלהם הכי טוב. הם יודעים לתמחר או לסגור לפעמים עבודות דרך הטלפון. הם מאשרים את הפגישות שלהם, במקום הטלפון השבור זה ישיר איתם וקל להם לתמרן את זה אם צריך שינוי. אנחנו כן מייעצות לשכור שירות טלפוני שמקבל את השיחות אם הם בפגישות או עסוקים. זו תרבות מאוד אמריקאית, המענה שיחות מחברה חיצונית, וזה לא מבטל את רצון הלקוח או משנה את דעתו".
אז בעצם מה נותר לבעל הבית לעשות?
"ללכת ולמכור".
איפה כאן החיסכון לבעל העסק?
קודם כול שכר הדירה; הוא לא צריך להחזיק משרד, או לשלם לפקידה. פקידה בסדר גודל של מה שאנחנו עושות עולה בסביבות ה-20-25 דולר לשעה, אם היא במשרה מלאה זה 3200-4000 דולר בחודש. אם בעל הבית ממש רוצה להחזיק אותה אז בטח קצת אחוזים, ביטוח, פיירול וכדו'. הוצאות משרד, בילים חודשיים, מסתכמי בין 5000-8000 דולר רק על זה. איפה נישאר כסף לפירסום? למחייה אישית כעסק חדש? לכן המון בעלי עסקים אומרים – שהפקידה תבוא אחרי… אנחנו אומרות: אבל בדרך שתעשה עד שתגיע אליה, תפסיד המון כסף!".
איזה עוד יתרונות יש לשירות שלכן מלבד החיסכון הכספי?
"מדובר בשתי בנות עם המון ידע וניסיון בתחום המשרדי. בשבילינו להגיע למשרד בבוקר זה להגיע לעבוד לעסק שלנו. אז אין לנו פה ימי מחלה, או הילד לא מרגיש טוב, אנחנו לא מגיעות. תמיד יהיה את המענה ללקוחות שלנו ותיפקוד יומי. כיוון שזה העסק שלנו חיסיון הלקוחות שלנו הוא מעל הכול, והאמון בינינו הוא מספר אחד. לא יקרה מצב של גניבות כמו שקרה לחלק מהלקוחות שלנו, הכול מתוקתק מאוד בקפידה. ושוב, זה שתי בנות לא אחת".
איך מתנהל היום-יום שלכן? אין לכן עומס עם לקוחות ובקשות במשך היום?
"יש לנו חלוקה מאוד ברורה מי עושה מה, אנחנו הפנים של העסק, איתנו מתנהלים ואנו מקבלות את כול השיחות והבקשות, ואז מחלקות את זה בהתאם למחלקות ולהמשך טיפול, יש לנו את העזרה הנחוצה".
ואין לחץ לפעמים לענות לבקשות וטלפונים?
"קורה לפעמים שלקוחות מתקשרים בו זמנית, אז אנחנו מבקשות שניה לחזור אליהם או אפשר לשלוח לנו הודעה ואז קל לנו לענות גם כשאנחנו בשיחה, התקשורת איתנו תמיד פתוחה וזמינה, גם אם יש פקידה אישית, קורה שלפעמים היא עסוקה ולא עונה לבוס שלה, אז או בס.מ.ס או שנחזור אליהם כשנסיים".
כמה עולה השירות שלכן?
"תלוי בסוג העסק ובשימוש בנו. הבייסיק מתחיל ב-250 דולר ועד 2000 דולר,תלוי בשירות ובעיסוק שלנו, ומדובר בתשלום חודשי. אם הגענו למצב שצריך לתמחר את הלקוח מעל 2000 דולר נציע לו לקחת פקידה אישית, כי הוא כבר יותר גדול מהקונספט והלקוחות הפוטנציאליים שלנו".
מה קורה אם היקף העבודה של לקוח גדל בזמן עבודה איתכן?
"יש לקוחות שיגדלו שזו בעצם גם המטרה שלהם מלכתחילה, ואין פה בעיה בכלל. אז בעל הבית יביא פקידה וישכור משרד, לפעמים הם עדיין יעדיפו להשאיר אצלנו את כול ניהול החשבונות ואז לקחת פקידה ליום יום שלא מצריכה תשלום גבוה, וזה משתלב עם השירות שלנו, יהיו כאלה שיעדיפו להעביר לה הכול, ויהיו כאלה שהמטרה שלהם זה להמשיך לפעול כעסק קטן, עם השירות שלנו, וזה בסדר.
חלק מהלקוחות שלנו הגיעו כי סיימו שותפות וברובם הבינו שזה בעצם מה שהם רוצים להמשיך כעסק שמייצר הכנסה שמספיקה להם לבית, למחיה שהם רגילים לה וכן לאפשר להם לפתח את השאיפות שלהם בתחומים אחרים".
יש המון בעלי עסקים שהנשים שלהם מנהלות את העסק בגארג' או בבית.
"נכון, גם לקוחות כאלה יש לנו. בגלל שהשירות שלנו הוא 'אפורדאבל' ומתאפשר לכול עסק שמעוניין בהתנהלות הנכונה, ישנם בעלי עסקים שמעדיפים לקחת את זה מהנשים שלהן, מהסיבות שזה מייצר להם מתח בבית, או שהנשים עסוקות כי הגיעו הילדים, או שהן מחליטות לצאת וללמוד או לעשות משהו משלהן".
עכשיו זמן קורונה והמון עסקים נסגרו.
"מי שהצליח לשרוד ולחזור לפעילות חדשה בהחלט חזר עם 'דאונגרייד', וזה איפה שהעסק שלנו משתלם לו מאוד. מי שהיה לו משרד, עובדים, ציוד וכדומה מבין הרבה יותר את הערך שאנחנו נותנות. וזה גם סידור מעולה למי שהחליט לפתוח עסק חדש".
לבעל עסק לוקח המון זמן למצוא מישהו מתאימם לניהול משרד.
הניסיון שלנו מוכח מעל הכול, לא היינו פותחות את העסק הזה אם לא היה לנו ניסיון בעסקים ובניהול, הבנה של עסק. לא קמנו בבוקר והחלטנו על עסק, זה ניסיון של שנים והבנה של איזה שירות אנחנו יכולות לספק, יש לנו את הסטנדרטים שלנו והיכולות. כמו שציינו אנחנו לא מעוניינות לקחת שיחות, הקונספט שלנו הוא מאוד מוקפד ומדוייק עם תוכנית עיסקית וברורה איפה אנחנו יכולות לעזור יותר ואיפה פחות. פיתחנו את מה שהלקוחות צריכים. זה גם מותאם לסוג לקוחות מסויים; לא כול לקוח עם התחום העיסקי שלו מתאים לנו".
תסבירו.
"יש לקוחות שמגיעים אלינו עם ווליום עבודה גבוה. זה משהו שלא מאפשר לנו לשרת, זה לקוח עם המון תשומת לב, אנחנו כן נציע לעזור ולקחת חלק מהעסק כגון ניהול החשבונות, או משהו אחר שהוא יעדיף שנעשה, לא כול העסקים צריכים שירות מלא".
אתן נותנות שירות במשרדים גדולים?
"בעבר עשינו את זה. כרגע אנחנו מתרכזות בלתת את השירות במשרד שלנו, הכול מתנהל תחת קורת הגג שלנו, המטרה היא בעצם לחסוך לבעל הבית את ההוצאות האלה ושהוא יוכל בכסף הזה לפרסם יותר. אנחנו משרד שעובד 9-5, שני עד שישי".
ספרו קצת על ניהול דירות.
"ניהול דירות הוא לבעלי דירות פרטיות עד 10 דירות לפרופרטי. אנחנו מפרסמות את הדירות, מראות אותן ללקוחות פוטנציאליים, מריצות אפליקשיינים וכול האינפורמציה הנחוצה, כמובן באישור בעל הבית, ומשכירות. אנחנו נותנות מענה לדיירים שיש להם בעיה בבית וצריכים סרביס, כמו תיקונים וכו'. יש בעלי דירות שמשכירים ל-Airbnb וגם את זה אנחנו מנהלות: לדאוג לצוות ניקיון, לתקשורת עם המשכירים וכדו'.
השירות שלכן בעצם חוסך המון בשנתי, ומקנה שקט לבעלי עסקים קטנים.
"בהחלט, אני לא יכולה אפילו להסביר כמה זה חשוב לבעל עסק ההתנהלות הנכונה מההתחלה, ההתעסקות של בעל העסק אך ורק עם המכירות והשקט הזה שהעסק שלנו נותן לו. הרבה בעלי עסקים ירימו גבה ויגידו – אני מעדיף את הפקידה האישית שלי במשרד, וזה בסדר, כי אחרי שיש להם חוסר יציבות מבחינת הפקידה, ויש להם המון הוצאות הם מבינים שמה שאנחנו עושות זה מעולה להם".
מילות סיכום לבעלי עסקים שחושבים ליצור איתכן קשר?
"אנחנו ממליצות להם בחום לחשוב על מה באמת שווה להם בעסק שלהם. אם אתה בעל עסק שמבין קצת בעסקים, אתה/את תדעו שלשלם בין 1000-1500 דולר בחודש למישהו לנהל לכם את העסק במשרה מלאה זה ממש שווה מכול הבחינות".
===
לפרטים נוספים ויצירת קשר:
Management Services By A. Mor
מור: 310.310.0017
עדי: 818.577.5578
mor@mgmbyamor.com
Adi@mgmbyamor.com
