אחד הדברים החשובים ביותר בתכנון אירוע הוא בחירת מארגן אירועים כזה שיחסוך לך כסף, כאב ראש ויספק לך ערב בלתי נשכח. ראיון עם מירה שבתאי מארגנת אירועים מקצועית על כל מה שרציתם לדעת לקראת תכנון החתונה/בר מצווה/ברית הקרובה שלכם
הראיון עם מירה שבתאי נפתח על רקע צלצול הטלפון. מירה מציצה בשם על המצג ומרימה. על הקו לקוחה העומדת להתחתן בעוד מספר שבועות. מארגנת האירועים הותיקה, עונה לה בסבלנות רבה. אם לא הייתם יודעים, הייתם חושבים שהיא בכלל פסיכולוגית. מירה מרגיעה את הלקוחה, נפרדת ממנה לשלום ורושמת בפנקסה עוד מספר הוראות אחרונות. הטלפון שוב מצלצל ועל הקו אחד הספקים לחתונה הקרובה. עוד טלפון ועוד אחד ומירה בשיא הסבלנות עונה לכולם מבלי להתבלבל ורק אז
מתפנה לראיון.
היא קצת מזכירה לי את ג'ניפר לופז מהסרט שובר הקופות "מארגנת החתונות", מעין אשפית כזאת שמסוגלת בעת ובעונה אחת לעשות מספר דברים בקלילות רבה כאילו היה זה עניין של מה בכך. מכבה שריפות, מג'נגלת בין הטלפונים והאירועים השונים מבלי להתבלבל לשניה. זאת הסיבה מדוע מירה משמשת בהצלחה כמארגנת אירועים (חתונות, בר מצווה, אירוסים) מזה עשר שנים כבר. היא מהווה את התחנה הראשונה והאחרונה של זוגות רבים בדרך לחופה ושל הורים רבים לפני שהם מכניסים את בנם או בתם למצוות.
מירה, נולדה בלוס אנג'לס להורים ישראלים ודוברת גם עברית צברית לחלוטין. האהבה שלה להפקת אירועים התחילה עוד בצעירותה. היה לה ברור שזה יעודה בחיים, לתכנן אירועים מושקעים ויוקרתיים, גם כשמדובר בתקציבים לא גדולים. "אנשים רבים לא מבינים מה בדיוק עושה מתכננת האירועים" אומרת מירה "והם עושים הרבה טעויות בדרך ומוציאים כסף רב כשהם מנסים להרים חתונה או בר מצווה לבדם. לפעמים הם מגיעים אלי לאחר שכבר מצאו את המקום בו הם רוצים לערוך את האירוע ואז מציגים בפני את התקציב שלהם ומסתבר שהוציאו את רובו הגדול על המקום. התפקיד שלי הוא לדאוג שהתקציב שלהם יחולק בצורה נכונה ויספיק לכל מה שהם רוצים באירוע שלהם. אני יכולה לייעץ להם לגבי מקומות שבטווח המחירים שלהם מה שיאפשר להם לממן את כל שאר הדברים. תפקידו של מארגן אירועים הוא לחסוך ללקוח שלו לא רק כסף אלא גם זמן וכאב ראש. בזמן שהכלה עושה את התספורת והמייק אפ, אני נמצאת באולם האירועים ודואגת לכך בקיצור שהכל דופק כמו שצריך".
כל מי שהתחתן, התארס, ערך מסיבת בר/בת מצווה, ברית או כל אירוע גדול יכול לספר לכם כמה לחץ ומתח מתלווה לארגון אירוע שכזה, מה שיכול להתיש ולמוטט גם את האדם בעל התושיה הכי גדולה. זאת הסיבה מדוע הפך מקצוע הפקת האירועים (Event Planner) למקצוע פופולארי מאוד. אף אחד הרי לא רוצה להגיע לחתונה שלו סחוט מעייפות או לבר המצווה של הילד כמו קפיץ מתוח מעצבים. כשמדובר באירועים גדולים מעין אלו יש כל כך הרבה מרכיבים שיש לדאוג להם שעבור בן אדם אחד הם מהווים מעמסה גדולה מדי ועל אחת כמה וכמה כשמדובר בבעל השמחה. כשמדובר בחתונות, יום החתונה הוא אולי אחד הימים החשובים ביותר בחייהם של בני הזוג ולכן חשוב כל כך לא לחסוך בשכירת מארגן אירועים מקצועי שידאג שהיום הזה יהיה מושלם. מירה, מעידים כל לקוחותיה הרבים, דואגת בדיוק לכך שהכל יתוכנן עד הפרט האחרון כך שהאירוע יהיה יוקרתי ואלגנטי.
למירה יש צוות של אנשים שעובדים אתה על כל אירוע ודואגים לכל הפרטים הקטנים, מה שמאפשר לבעלי השמחה להנות כמו שצריך.
מה היית אומרת הדבר הכי חשוב כשניגשים לתכנון אירוע?
״דבר ראשון זה לקחת מארגן חתונות מקצועי ובעל ניסיון. אם את לוקחת מישהו שאין לו ניסיון זה כמו לשים עוגה בתנור שלא עובד. אני ואת אולי נשתמש באותם מצרכים בעוגה אבל אם את חסרת ניסיון ותכניסי את העוגה לתנור שלא עובד לא יצא לך שום דבר וזרקת את הכסף שלך לפח. אני נמצאת כבר עשר שנים במקצוע ולמדתי הרבה מאוד במשך השנים, למדתי הכל על בשרי ולכן אין אצלי טעויות שעשויות להיות אצל אנשים שמתחילים במקצוע".
אלו חבילות את מציעה ללקוחותיך?
״יש לי מספר חבילות, האחת מלאה, שירות מא'-ת' בה אני מסייעת בארגון האירוע החל ממציאת המקום, כולל כל הספקים ואף שליחת ההזמנות למוזמנים. התחלתי בגיל צעיר בעיצוב הזמנות לחתונות ואירועים מיוחדים כמעצבת גרפית. יש חבילה חלקית במידה וכבר מצאת את מקום האירוע והדי.ג'יי למשל. חבילה נוספת היא לחודש שלפני האירוע וחבילה ליום האירוע עצמו בלבד".
איך מתנהלת הפגישה הראשונית עם הלקוחות?
״אני יושבת עם הלקוחות ועוברת אתם על כל רשימת הדברים שהם רוצים באירוע שלהם ומנתבת את התקציב שלהם בהתאם. אני לומדת איזה סגנון וסטייל הם רוצים ולפי זה מתחילה לעצב את האירוע כולו. למשל, עשיתי בר מצווה לילד שאוהב כדורסל, אז הכנתי לוגו של כדורסל עבור ה-LED WALL , באתי עם רעיון שהילדים ישחקו שם כדורסל ועוד כל מיני פעילויות מהנות כך שיהיה להם כיף ולא ישבו ויסתמסו כל הערב, עיצבתי את התפריט בהתאם וכדומה. בר מצווה אחרת עוצבה בסגנון ג'יימס בונד והיתה לי בת מצווה שנערכה מתחת למים. היה לי לקוח שהתחתן בביתו אבל אם תסתכלי על התמונות לא תוכלי לנחש לעולם שמדובר בבית פרטי, החצר נראתה כמו אולם אירועים חגיגי. אני נהנת לבוא עם רעיונות מקוריים בהתאם לנושא שאהוב על בעלי השמחה".
מתי את מגיעה לאולם האירועים ומתי את עוזבת?
״בהתאם לזמן פתיחת האולם והאירוע עצמו, אני מגיעה שעות לפני האירוע ונשארת עד הסוף כי חשוב לדאוג שהכל יעבור חלק גם עד סוף האירוע. אם אני רואה למשל שאנשים לא רוקדים אני יקדים אולי את שעת ארוחת הערב וכדומה. בעלי האירוע אף פעם לא ידעו שמשהו לא בסדר כי אני שם לטפל בכל סיטואציה שתתעורר. וזהו אחד הדברים החשובים שמארגן אירועים טוב יודע לעשות, למנוע מבעלי השמחה דאגה לכל הדברים הקטנים או לשבור את הראש איך לטפל במצבים מסויימים. הם נמצאים שם רק כדי לשמוח ולהינות באירוע שלהם".
במשך השנים הצליחה מירה ליצור לעצמה שם גם בקרב הקהילה היהודית-פרסית בעיר. מספיק שתגידו את שמה בקהילה ויהיה כבר מישהו שיגיד שהיה באירוע של מירה. רוב לקוחותיה מגיעים אליה בדיוק בדרך הזאת, מפה לאוזן. ההכרות שלה עם עולם האירועים, התחילה במחלקת השיווק של מלון הילטון יוניברסל, היא סייעה ללקוחות בבחירת האולמות וערכה אירועים חברתיים לתאגידים וקבוצות קטנות וגדולות. היא פתחה את החברה שלה THE EVENT BAR והתחילה לתכנן חתונות, בר ובת מצוות ועוד עשרות אירועים שונים. עם השנים היא צברה לעצמה קשרים טובים עם מחלקת האירועים של מלונות/אולמות/חוות אירועים בכל רחבי לוס אנג'לס וכן שירותי קייטרינג, די.ג'יי, צילום וספקי הפרחים והאריינג'מנט הכי טובים בעיר. "הלקוחות שלי יכולים להיות בטוחים שהם יקבלו את האוכל והמשקאות הטובים ביותר באמצעות שירותי קייטרינג בלוס אנג'לס" היא מעידה.
באלו אולמות יצא לך לעבוד?
״עבדתי מאולמות קטנים ועד גדולים כמו: Eretz Cultural Center בטרזנה, שרתון יוניברסל, הילטון יוניברסל, כל המלונות ב-LAX, מונטאג' בבוורלי הילס, Four Seasons בווסט לייק, טרניה ברודנדו ביץ', טראמפ ועוד".
נראה שאת מאוד אוהבת את מה שאת עושה
״מאוד. זה תמיד היה החלום שלי. הסיפוק הכי גדול שלי זה לראות את בעלי השמחה נהנים ומאושרים ביום הגדול בחייהם. באמת חשוב לי לספק להם את האירוע המושלם כזה שהם לא ישכחו לעולם. אני שואפת ליצור זכרונות לטווח הארוך תוך התמקדות מתמדת בהפיכת החזון של הלקוחות שלי למציאות".
